Ein Beschwerdebrief an die Versicherung. Die Einkaufsliste für die ganze Woche. Eine Tabelle mit Geburtstagen der Familie. Ein Reise-Plan, an dem die Enkelin von ihrer Wohnung aus mitschreibt. Alles, was man früher mit Microsoft Word und Excel gemacht hat, geht heute auch kostenlos im Browser – mit Google Drive. Für die meisten Senior-Anwendungen ist das die einfachere Wahl.

Dieser Artikel zeigt, was im Alltag möglich ist, wann sich Google Drive lohnt und wann ein gekauftes Office-Paket trotzdem die bessere Wahl bleibt.

Was Google Drive überhaupt ist

Google Drive ist eine Art digitaler Schrank, in dem Ihre Dateien liegen – nicht auf der Festplatte zu Hause, sondern bei Google im Internet („in der Cloud”). Über diesen Schrank greifen Sie von jedem Gerät auf Ihre Dokumente zu: vom Laptop, vom Tablet, vom Smartphone.

Mit dabei sind drei kostenlose Werkzeuge zum Schreiben und Rechnen:

• Google Docs – das Pendant zu Microsoft Word für Briefe und Texte
• Google Sheets – das Pendant zu Excel für Tabellen
• Google Slides – das Pendant zu PowerPoint für Präsentationen (bei Senior-Anwendern selten gebraucht, aber gut zu wissen)

Speicherplatz ist kostenlos bis 15 Gigabyte – das reicht für viele tausend Briefe und Tabellen. Erst wenn Sie zusätzlich viele Fotos sichern, kommen Sie an die Grenze. Für mehr Platz kostet das günstigste Bezahl-Paket („Google One”) rund zwei Euro pro Monat für 100 GB.

Welche Aufgaben sich gut damit erledigen lassen

Im Alltag von Seniorinnen und Senioren sind das vor allem fünf Anwendungen:

Briefe schreiben. Beschwerdebrief an den Vermieter, Kondolenzschreiben, Bewerbung für ein Ehrenamt, persönlicher Brief an die Tochter im Ausland. Sie tippen das Dokument in Google Docs, formatieren es, drucken es aus – oder speichern es als PDF, um es per E-Mail zu verschicken.

Listen und Aufzählungen führen. Einkaufsliste für die Woche, Packliste für den Urlaub, To-Do-Liste für den Garten, Medikamentenplan, Liste der Geburtstage in der Familie.

Tabellen verwalten. Hobby-Buchhaltung („Was kostet mich die Reise nach Italien?”), Übersicht über Vereinsmitglieder, Geburtstagsliste sortiert nach Datum, Gartenkalender mit Pflanzen und Pflegezeiten.

Notizen sammeln. Rezepte, Reisetagebuch, Familiengeschichten, kleine Erinnerungen aus dem Urlaub.

Mit Familie zusammenarbeiten. Eine gemeinsame Reise-Liste mit der Enkelin – sie schreibt aus ihrer Wohnung, Sie sehen es sofort. Ein gemeinsamer Familienkalender mit allen Geburtstagen, auf den jeder Zugriff hat.

Wann Google Drive reicht – und wann Microsoft Office sich lohnt

Eine ehrliche Einordnung, denn beides hat seine Berechtigung.

Google Drive reicht für:

• Den größten Teil aller Schreibarbeiten im privaten Alltag
• Briefe an Behörden, Vermieter, Versicherungen, Banken
• Familienkorrespondenz und persönliche Schreiben
• Listen, Hobby-Buchhaltung, einfache Tabellen
• Vereinsorganisation, sofern keine komplexen Vorlagen vorgegeben sind
• Zusammenarbeit mit anderen Menschen, die auch Google nutzen

Microsoft Office lohnt eher, wenn:

• Sie ehrenamtlich in einer Position sind, in der formelle Word-Dokumente nach DIN 5008 ausgetauscht werden (Vereinsvorsitz mit Protokoll-Pflicht, ehrenamtliche Geschäftsführung)
• Sie regelmäßig große Excel-Tabellen mit vielen Formeln bearbeiten – etwa eine ehrenamtliche Kassenführung mit über hundert Buchungen pro Jahr
• Andere Personen in Ihrem Umfeld Ihnen Word/Excel-Dateien zwingend mit speziellen Formatierungen schicken und Sie diese unverändert zurückgeben müssen

Für alles andere können Sie sich die rund sieben Euro pro Monat für Microsoft 365 sparen.

Was Sie nicht extra installieren müssen

Ein angenehmer Aspekt: Google Drive läuft komplett im Browser. Sie öffnen also einfach im Internet die Seite drive.google.com, melden sich mit Ihrem Google-Konto an und schreiben los. Nichts wird heruntergeladen, nichts braucht Updates, nichts blockiert Speicherplatz auf Ihrem Computer.

Auf dem Smartphone gibt es jeweils eigene Apps für Drive, Docs und Sheets – die sind aber optional und ergänzen das Browser-Erlebnis nur. Wer hauptsächlich am Computer arbeitet, braucht keine einzige App.

Was beim Austausch mit Word- und Excel-Dateien zu beachten ist

In den meisten Familien und Bekanntenkreisen tauschen Menschen Dateien hin und her – nicht alle nutzen dasselbe Programm. Drive kommt damit zurecht.

Wer Ihnen eine Word-Datei schickt, kann sie direkt in Google Docs geöffnet werden – Drive übersetzt das Format automatisch. Umgekehrt: Wer ein Word-Dokument zurückgeschickt haben möchte, dem schicken Sie Ihr Google-Dokument als Word-Export. Auch das geht mit zwei Klicks.

Bei aufwändigen Formatierungen – etwa Bewerbungsvorlagen mit Spezialschriftarten oder komplexen mehrspaltigen Layouts – kann es zu kleinen Verschiebungen kommen. Für den Standard-Brief und die meisten Tabellen funktioniert die Übersetzung jedoch reibungslos.

Datenschutz – was bedenken Sie sollten

Google ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Ihre Inhalte liegen auf Servern in den USA und in Europa. Für den ganz normalen Alltagsbrief, die Einkaufsliste und das Familienrezept ist das in Ordnung – Google liest diese Inhalte nicht aktiv mit, und die Datenschutz-Bedingungen unterliegen seit der DSGVO auch in der EU klaren Regeln.

Eine wichtige Ausnahme gilt für sehr sensible Dokumente: Bankvollmachten, Patientenverfügungen, Erbverträge, Vorsorgevollmachten. Diese sollten nicht nur in der Cloud liegen – egal bei welchem Anbieter. Wer rechtsverbindliche Schriftstücke aufbewahrt, hat das Original immer auch auf Papier an einem sicheren Ort (Bankschließfach, feuerfester Tresor, versiegelter Umschlag bei einer Vertrauensperson). Die Cloud ist dann nur eine zusätzliche Sicherheits-Kopie, nicht der einzige Aufbewahrungsort.

Empfehlung mit Haltung

Für die meisten Senior-Anwendungsfälle ist Google Drive die einfachere und günstigere Wahl: kostenlos in der Grundversion, läuft im Browser ohne Installation, speichert automatisch alle paar Sekunden (man kann nichts „aus Versehen verlieren”), arbeitet auf jedem Gerät und erlaubt unkomplizierte Zusammenarbeit mit Familie und Freunden.

Microsoft 365 bleibt sinnvoll, wenn Sie ehrenamtliche oder berufliche Verpflichtungen haben, die Sie an die Word/Excel-Konventionen binden. Im Alltag der meisten Menschen ist das aber nicht der Fall.

Wer eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Begleitung beim Einrichten und Nutzen sucht – vom ersten Google-Konto über das erste Dokument bis zur Zusammenarbeit mit der Familie – findet das in unserem kompakten Heft „Google Workspace für Senioren – Dokumente, Tabellen und Cloud-Speicher in 6 Schritten” (in Vorbereitung).